Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích của công ty mẹ. Theo Khoản 2, điều 45, Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định:“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật”.

Văn phòng đại diện là gì? Thủ tục lập văn phòng đại diện như thế nào?

Hầu hết mọi doanh nghiệp đều có văn phòng đại diện đặt tại các địa điểm tập trung nhu cầu sử dụng dịch vụ/sản phẩm của doanh nghiệp cao và là cầu nối hữu hiệu nhằm mở rộng kinh doanh. Với lợi thế đó, việc lập văn phòng đại diện là cần thiết. Vậy văn phòng đại diện cụ thể có những đặc điểm, chức năng gì và thủ tục lập văn phòng đại diện gồm những gì? Thực hiện ra sao?

Đặc điểm và chức năng của văn phòng đại diện

>>> Đặc điểm:

Ưu điểm của văn phòng đại diện là có con dấu riêng và có giấy chứng nhận hoạt động riêng để phục vụ các hoạt động nội bộ của văn phòng đại diện.

Mặt khác, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh các ngành nghề có trong đăng ký kinh doanh của công ty mẹ. Vì vậy, văn phòng đại diện không phải chịu các nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.

Đặc biệt, khác với địa điểm kinh doanh chỉ được thành lập trong phạm vi tỉnh cùng trụ sở chính với công ty mẹ thì văn phòng đại diện có thể thành lập trong cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với địa chỉ chính của công ty mẹ.

Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Đặc biệt, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý.

Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh các ngành nghề có trong đăng ký kinh doanh của công ty mẹ

>>> Chức năng

Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có 10 chức năng chính sau:

• Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
• Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của Nhà nước.
• Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
• Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
• Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
• Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo qui mô định hướng của Hội đồng quản trị.
• Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
• Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
• Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
• Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, nhân viên tại cơ sở.

>>> Thủ tục lập văn phòng đại diện

Tất cả các loại hình doanh nghiệp khi muốn làm hồ sơ lập văn phòng đại diện nhìn chung đều cần có: biên bản họp, quyết định bổ nhiệm và thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện. Điểm khác nhau của các loại hình khi lập văn phòng đại diện là những giấy tờ quyết định này do người đứng đầu của từng loại hình doanh nghiệp ký. Khi lập văn phòng đại diện, bạn không cần phải thay đổi giấy phép kinh doanh của công ty. Cụ thể như sau:

+ Đối với công ty Cổ phần:

• Thông báo theo mẫu quy định về việc thành lập văn phòng đại diện.
•  Những quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện bằng văn bản của hội đồng quản trị.
• Biên bản họp của hội đồng quản trị về việc lập văn phòng đại diện.
• Quyết định bằng văn bản về người được bổ nhiệm đứng đầu văn phòng đại diện.
• Các bản sao những giấy tờ cá nhân hợp lệ của người đứng đầu văn phòng đại diện được bổ nhiệm.
• Bản sao chứng chỉ nghề của người đứng đầu văn phòng đại diện hoạt động trong giấy phép kinh doanh đã đăng ký.

+ Đối với công ty TNHH 1 thành viên:

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện.
• Quyết định bằng văn bản về lập văn phòng đại diện của chủ sở hữu.
• Bản sao theo mẫu về quyết định người bổ nhiệm đứng đầu văn phòng.
• Các giấy tờ hợp lệ (bản sao) của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Bản sao chứng chỉ ngành nghề của người đứng đầu văn phòng đại diện.

+ Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên:

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện.
• Quyết định bằng văn bản về lập văn phòng đại diện của hội đồng thành viên.
• Biên bản họp của hội đồng thành viên.
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Những giấy tờ cá nhân có liên quan tới người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
• Bản sao các chứng chỉ ngành nghề đối với ngành nghề có điều kiện của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Nếu bạn đang có ý định lập văn phòng đại diện mà chưa biết bắt đầu từ đâu? Nếu bạn đang gặp khó khăn tại bất kỳ khâu nào của quá trình lập, hoặc có nhu cầu giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành văn phòng đại diện, hãy liên hệ cùng chúng tôi.

Công ty TNHH Minh Quân Luật

Địa chỉ: 238/29 Bạch Đằng, P.24, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Điện thoại: 0915 929 029

Email: minhquanluat@gmail.com – Fax: 08 3511 9778